Es gibt sicherlich kaum jemanden, der das Problem nicht kennt. Die Arbeitstage sind stressig, die Arbeitsbelastung sehr hoch und es bleibt kaum noch Zeit für die Freizeit. Der Tag hat oftmals einfach zu wenige Stunden, um das ganze Arbeitspensum wirklich abarbeiten zu können. Doch jeden Tag Vollgas zu geben, wirkt sich auf Dauer negativ auf den Körper und die Seele aus. Das höchste Gut ist einfach die Gesundheit und natürlich auch die Freizeit, die notwendig ist, damit der Körper sich ein stückweit erholen kann. Um dem eigenen Leben einfach wieder etwas mehr Raum zu geben, lässt sich hervorragend Zeitmanagement im Alltag implementieren. Damit das Leben wieder lebenswert ist, möchten wir Ihnen zehn wichtige Tipps vorstellen, mit denen sich der Arbeitsalltag besser strukturieren und gliedern lässt.
1 Das Handy einfach mal ausschalten
Ganz gleich ob ein Angestellter oder ein Geschäftsführer, das ständige Klingeln vom Smartphone kann auf Dauer ganz schön nervig sein. Jede begonnene Arbeit wird direkt unterbrochen, der Gedankengang ist weg und es muss alles von vorne angefangen werden. Aus diesem Grund ist es gar nicht so schlecht, das Smartphone mal für einige Stunden auszumachen, um konzentriert die Arbeiten durchführen zu können. Für viele ist das in der Tat ein Problem, denn sie schauen schon beinahe zwanghaft auf das Handy und checken, ob es vielleicht doch irgendwo ein Problem gibt. Das wiederum hat zur Folge, dass die wesentlichen Aufgaben liegen bleiben und das Zeitmanagement des Tages vollständig durcheinander gewirbelt wird. In so einem Fall ist es wichtig zu sagen, das Handy bleibt jetzt einfach mal aus, damit weitere Ablenkungen vermieden werden.
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2 Prioritäten effektiv setzen
Ein gutes Zeitmanagement fängt bereits damit an, dass die Aufgaben nach gewissen Prioritäten sortiert werden. Eine effektive Zeitplanung ist hierbei sehr wichtig, um nicht am Ende unwichtige Arbeiten erledigt zu haben, während die wichtigen aber letztendlich vernachlässigt werden. Das lässt sich in etwa mit einem Online Casino vergleichen, das beispielsweise Freispiele ohne Einzahlung anbietet, wo es letztendlich auch darum geht, Prioritäten zu setzen und nicht über das Ziel hinaus zu schießen.
Oftmals handelt es sich bei Arbeiten um eine Art Automatisierung, denn einfache und leichte Aktivitäten werden schnell mal eben zwischendurch ausgeführt, wohingegen aufwändige Arbeiten gerne mal verschoben werden. Das wiederum führt dazu, dass der Zeitdruck irgendwann sehr hoch ist und somit das Zeitmanagement aus den Fugen gerät. Aus diesem Grund sollte zu Beginn des Tages genau geschaut werden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und sofort erledigt werden müssen und welche durchaus etwas Zeit haben und nach hinten geschoben werden können.
3 Arbeitsabläufe bündeln und miteinander verbinden
Gerade im Büroalltag gibt es viele verschiedenen Arbeiten, die sich oftmals miteinander verknüpfen oder den Arbeitsfluss einfach unterbrechen. Ob E-Mails, Telefonanrufe, Meetings oder der klassische Schriftkram, viele Dinge lassen sich manchmal nicht voneinander trennen. Das führt jedoch dazu, dass etwas auf der Strecke bleibt und nicht bearbeitet werden kann. Hier kann es beispielsweise helfen, diverse Aufgaben fest zu definieren. Planen Sie dafür feste Zeiten am Tag ein und lassen Sie sich nicht von diesem Zeitplan abbringen. Schauen Sie sich dann die eingehenden Mails kurz und leiten diejenigen, die gar nicht Ihren Arbeitsbereich betreffen, direkt an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Werbung und Co. lässt sich sofort in den Ordner Papierkorb verschieben. Erst jetzt gehen Sie dazu über, sich die restlichen Mails in Ruhe anzuschauen und zu bearbeiten. Sie schaffen sich damit eine feste Struktur, um die einzelnen Aufgaben einfach besser gestalten zu können und somit auch eine höhere Effektivität zu erreichen.
4 To-Do-Liste anlegen
In vielen Bereichen ist die Arbeit sehr umfangreich, was nicht zuletzt dazu führt, dass schnell mal die Übersicht verloren geht. Damit das nicht passiert, ist eine To-Do-Liste sehr hilfreich. Vor dem Arbeitsbeginn sollte diese angelegt werden, damit der Arbeitstag gut strukturiert wird und der typische Stressfaktor erst gar nicht aufkommt. Sicherlich gibt es im Laufe des Tages schon mal Abweichungen, doch sollten dann Dinge von der Liste gestrichen werden, die eine geringe Priorität an diesem Tag haben.
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5 Moderne Hilfsmittel nutzen
Die Zeit von Papieransammlungen war früher, heutzutage dreht sich alles um eine elektronische Datenverarbeitung. Oftmals ist der Computer direkt mit dem Smartphone oder dem Tablet verbunden, sodass eine perfekte Übersicht gegeben ist. Anstatt ständig dicke Akten durchsehen zu müssen, lassen sich wichtige Informationen direkt in einer Datenbank hinterlegen. Das gilt auch für Bewerbungen, die gar nicht mehr in Papierform benötigt werden und direkt online eingereicht werden. Der Vorteil dieser technischen Hilfsmittel besteht darin, dass Sie auch von unterwegs aus problemlos darauf zugreifen können, ohne jedes Mal Aktenberge mitnehmen zu müssen.
6 Ein aufgeräumter Schreibtisch
Chaos ist ein überaus großer Stressverursacher. Das ständige Suchen nach irgendwelchen Dingen wird schnell zu einer enormen Belastung und fördert den Stressfaktor. Damit das erst gar nicht auftritt, sollte der Schreibtisch über eine gewisse Ordnung verfügen. Alles Unnötige findet nun darauf keinen Platz mehr, damit der Suchfaktor unterbunden wird. Gleichzeitig können Sie sich nun viel besser auf die wesentlichen Dinge konzentrieren und verlieren vor allem wichtige Sachen nicht mehr aus den Augen.
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7 Aufgaben einfach delegieren
Schauen wir uns hierzu noch einmal den E-Mail-Verkehr an. Viele Menschen sind einfach dazu geneigt, Dinge schnell mal zu erledigen, die gar nicht in den eigenen Aufgabenbereich hineinspielen. Das wiederum führt dazu, dass die eigenen Aufgaben liegen bleiben, weil die Zeit dafür einfach fehlt. Das muss nicht sein, denn vieles kann problemlos delegiert werden. Auch die Kommunikation mit den Kollegen ist überaus wichtig, denn so können Arbeiten umverteilt werden, sodass jeder die Aufgaben übernimmt, die ihm besonders leichtfallen. Oftmals reicht es schon aus, wenn Kollegen um Hilfe gebeten werden, damit die Stressbelastung etwas reduziert wird.
8 Einfach mal Nein sagen
Das ist leichter gesagt als getan, denn es ist kollegial, einfach dem Kollegen mal schnell unter die Arme zu greifen. Allerdings funktioniert das nicht, wenn die eigenen Aufgaben dann vernachlässigt werden oder sich der eigene Stressfaktor deutlich hebt. Das gilt insbesondere dann, wenn Ihr Aufgabenbereich einfach zu groß wird und Sie dieses Arbeitspensum einfach nicht schaffen können. In dem Fall hilft ein Gespräch mit dem Vorgesetzten, um die Arbeiten besser zu verteilen und verschiedene Kollegen miteinzubinden.
9 Arbeiten zügig ausführen
Ein weiterer Stressfaktor sind zweifellos zahlreiche Unterbrechungen, zum Beispiel der Kaffeeklatsch mit den Kollegen. Sicherlich ist das schön und angenehm, doch sollten dafür feste Zeiten angelegt werden, um unnötige Pausen zu vermeiden. Außerdem sollten Arbeiten nicht ständig unterbrochen, sondern zügig abgearbeitet werden, um sich voll und ganz der nächsten Aufgabe widmen zu können.
10 Feste Zeiten setzen
Häufig ist es wichtig, für bestimmte Projekte ein Zeitfenster zu setzen. Innerhalb dieser Zeit sollte die Aufgabe erledigt sein, um ein effektives Zeitmanagement zu erreichen. Sicherlich gibt es immer mal wieder Änderungen im Projekt, doch weitet sich das Zeitfenster zu sehr aus, stellt sich die Frage, ob es die viele Mehrarbeit wirklich wert ist.